同一月において複数のサービス事業所を利用し、一月あたりの利用者負担額が設定された負担上限月額を超過する場合に、「どの事業所がいくら利用者から支払を受け、いくら市町村に請求をするか」を管理、調整します。
利用する複数のサービス事業所のうち、一カ所が上限額管理事業所となり、上限額管理事務を行います。

上限額管理事業所は、関係事業所に対し「利用者負担額一覧表」の提出を依頼します。
関係事業所は、事業所番号単位で利用者負担額を算出して、上限額管理事業所に「利用者負担額一覧表」を提供します。（3日頃）
上限額管理事業所は、提出された「利用者負担額一覧表」に基づき、「利用者負担上限額管理結果票」を作成し、上限額管理対象者に確認を求め、 各関係事業所に送付します。（6日頃）

事前に立てたサービス提供計画に基づき、請求を行います。
基本的に給付費などの９割を国保連合会を通じて市町村に請求し、残りの1割は利用者に請求します。※利用者の収入等の状況に応じて負担上限額がかわります。
サービス提供翌月1日～10日までに簡易入力システムや市販のソフトを使用して請求データ（請求書、請求明細書、サービス提供実績記録票）を作成します。
請求データが作成できたら、国保連合会電子請求システムを通じて請求データをインターネットで伝送します。

請求内容などに誤りがなければ、請求月の翌月（サービス提供月の翌々月）15日頃に報酬が支払われます。
請求内容が不適切であったり、国保連に登録された事業所情報、受給者情報と請求内容に相違があった場合、給付費の支払が行われず、事業所に請求情報が戻されることを返戻といい、請求内容の修正を行い再度請求を行います。
誤った請求額で支払われた場合は、市町村に申し出（過誤申立）をし、請求の取り下げを行うことになります。
再度正しい内容で請求を行うことで過誤調整を行います。

障害福祉サービス事業所はサービス提供をした際、サービス利用者から利用者負担額の支払を受けます。（費用の1割を上限）
支給対象外のサービス利用がある場合は、その分の明細を別途作成し、利用者へ障害福祉サービス支給対象の利用分（1割）と合算もしくは別々に請求します。
さらには利用者からの入金を管理することも可能で、前月までの未収金を把握することにより当月にて合わせて請求などもできます。
利用者負担額の支払を受けた場合は、領収書を発行します。

国保連合会より支払いを受けた場合、利用者に対して、本来、利用者が市区町村から支給されるはずの訓練等給付費を代わりに受領したことを代理受領書にてお知らせいたします（毎月、利用者ごとに発行）。

障害福祉サービス提供事業所は毎月の請求業務以外にも様々な資料作成を求められます。
平均利用者数を計算するのに必要な延べ利用者数、厚生労働省の実態調査では在所者年齢表、年間の請求情報一覧なども必要とされます。
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